vol.250 帳簿及び請求書等の保存義務
こんにちは。
またまた大幅遅れのタックスニュースとなってしまいました。申し訳ありません。
先週は凶悪な事件が相次ぎました。かって「水と安全はタダ」と言われた日本の治安悪化は目を覆うものがあります。アメリカや東南アジアなど海外でも凶悪事件は後を絶ちませんが、オーストラリアのようにめったに殺人事件のない国もあります。どうしたら事件のない平和な日本が帰ってくるのでしょうか？
さて、今回は「帳簿及び請求書等の保存義務」です。
皆様の会社でも当然帳簿や請求書等はきちんと整理され、保存されていると思いますが、税法では7年、商法では10年間の帳簿書類の保存義務を課しています。万が一帳簿がないと青色申告をさかのぼって取り消されたり、消費税の仕入税額控除が受けられなかったりと大きなペナルティーが課せられますし、自社の経営成績把握や不正のない社内牽制制度構築のためにも帳簿はとても大切なものです。
最高裁の判決では「帳簿及び請求書等は税務調査において適時にこれを提示することを要する」としており、単に保管するだけではなく、必要なときに「提示できる」状態であることを要求しています。
また帳簿の作成については「適時性」が大切なのですが、この適時性についても最近注目すべき動きがあります。
まず「帳簿記録の適時性」です。今国会に提出されている会社法案432条１項では、「株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない｡」とされ、持分会社（合名会社、合資会社又は合同会社をいう。）についても同様の規定が設けられています。
次に電子帳簿保存法の改正による、いわゆるスキャナ保存の適時性です。
ご存知のように「電子帳簿保存法による保存」を申請すれば、紙ではなくデータで帳簿を保存することができます。同法の改正により、国税関係書類のうち納品書、請求書等についてはスキャナ保存ができることとなりましたが、同法施行規則では記録事項の入力は、「その作成又は受領後、速やかに行うこと」、又は「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと」を要するとされています。
国税庁の取扱通達では、この「速やかに行うこと」は１週間以内、また「業務の処理に係る通常の期間」については、最長１か月を予定しているようです。これは証拠資料となる納品書、請求書等のスキャナ保存について「適時性」を具体的に示したもので、国税の世界でも紙からデータへの流れが加速していることが窺えます。
時代の変化に乗って、我々も「チェンジ」して行きましょう。
2009年11月5日号(250号)
このページは、佐藤会計事務所(所長・税理士 佐藤 典哉)様が発行されている『佐藤会計・タックスニュース』をちくナビ！でも読めるようにしたものです。掲載上、一部元原稿とはレイアウト等に違いがあることをご了承ください。